För ett par år sedan satte vi på Nobicon oss ner och sammanfattade vår syn på hur organisationer bör arbeta för att få ut maximal nytta ur sitt arbete med omvärldsbevakning och omvärldsanalys. Det slutade med att vi myntade begreppet ”systematiskt omvärldsarbete”. Vad menar vi då med det?
Alla organisationer är beroende av sin omvärld, alltså det som finns utanför den egna organisationen. Kunder, leverantörer, medlemmar, lagstiftare, innovatörer, etc rör sig alla i världen utanför.
Med systematiskt omvärldsarbete menar vi att omvärldsbevakningen och omvärldsanalys sker
samordnat inom en organisation mot ett givet
mål och enligt en given
process. Låt oss titta på de tre huvudpunkterna i denna definition var för sig.
Samordnat
Att omvärldsarbetet sker samordnat innebär att det utförs i samarbete mellan olika medarbetare. Ofta sker detta samarbete mellan medarbetare från olika delar av organisationen. Ofta är just ett tvärfunktionellt samarbete en viktig del av ett systematiskt omvärldsarbete. Det beror på att det ger möjlighet till nya infallsvinklar som inte följer den nuvarande organisationsstrukturen.
Ett samordnat omvärldsarbete skiljer sig alltså från den omvärldsbevakning som du, jag och våra medarbetare gör för vår egen skull, ofta i vår egen yrkesroll. Alla är omvärldsbevakare, men långt ifrån alla arbetar samordnat med dessa frågor.
Mål
Nästa huvudpunkt är att omvärldsarbetet ska verka mot ett givet gemensamt mål. Det kan verka självklart, men i de flesta organisationer är omvärldsbevakning ett personligt ansvar utan central styrning, vilket leder till lika många mål som medarbetare.
Omvärldsarbetets mål ska hänga ihop med organisationens mål. Framför allt de delar av organisationens mål där det finns stark yttre påverkan och stor osäkerhet behöver vara föremål för det systematiska omvärldsarbetet.
Omvärldsarbetets mål handlar också om att förse beslutsfattare med rätt information i rätt situation. Det kan exempelvis handla om att ta fram ett bra underlag till organisationens budgetprocess, strategiprocess, styrelsearbete, etc.
Process
Sista huvudpunkten är att omvärldsarbetet ska följa en given process. De övergripande delarna i den processen brukar kallas för
omvärldscykeln. Här ingår momenten fokus, insamling, urval/analys och kommunikation (det finns även ramverk med andra benämningar men de är i grunden lika). Varje punkt behöver fyllas på med ett specifikt arbetssätt som passar er organisation.
Syftet med att rita upp en process för omvärldsarbetet är att skapa uthållighet i arbetet. De flesta inser nog att om det inte fanns en tydlig process för att attestera och betala fakturor så skulle det ganska snabbt bli rörigt och efter ett tag skulle knappt några fakturor alls bli betalda.
Samma sak gäller omvärldsarbetet. Det som är viktigt är att bygga en process som är fristående från enskilda individer och som följs upp på ledningsnivå. Annars är det lätt hänt att arbetet börjar ambitiöst men strandar efter några månader.
Strategisk höjd eller små konkreta förbättringar?
Vilka frågor ska omvärldsarbetet fokusera på då? Ja, det beror rätt mycket på vilka behov som er organisation har. Det kan vara allt på skalan mellan de största strategiska utmaningarna till att mycket operationellt finna små förbättringar och fördelar.
I den första kategorin finns bevakning och analys av de stora makrotrenderna och hur de fundamentalt kan förändra förutsättningarna för hela branscher. Vi har sett åtskilliga exempel på hur digitaliseringen slagit hårt mot etablerade aktörer inom nyhetsmedia och musik.
I den senare kategorin finns idéer till små dagliga förbättringar som kan fångas i omvärldsbevakningen. Det kan exempelvis röra sig om exempel på hur andra aktörer gjort för att utveckla, producera eller leverera sin produkt. Det kan röra sig om att hitta en ny intresserad kund, eller att vara tidigt ute med att känna till kommande lagändringar eller hitta anslagspengar.
Ibland talar vi förbi varandra för att vi tänker på olika nivåer här. Alla nivåer är intressanta. Det viktiga är att det tydligt framgår i målformuleringen vad omvärldsarbetet ska fokusera på.
Omvärldsbevakning, omvärldsanalys eller båda två?
I texten hittills har jag använt orden omvärldsarbete, omvärldsbevakning och omvärldsanalys lite om vartannat. Hur händer de egentligen ihop?
Den första poängen är att de hänger ihop, eller åtminstone borde göra det. I många organisationer finns bara det ena, eller så finns båda men är inte sammankopplade.
Det som händer då är att omvärldsanalysen blir något som görs vid behov eller periodiskt (ofta årsvis). När analysen är klar och presenterad finns ingen mekanism för att fortsätta följa upp de osäkra trender, scenarier eller aktörer som analyserats.
Det andra som händer är att omvärldsbevakningen ofta reduceras till en nyhetstjänst som levererar intressanta nyheter utan att det finns en process för att följa upp och använda slutsatserna.
I det systematiska omvärldsarbetet finns behov av både bevakning och analys. Det bör också finnas en beskrivning av hur dessa förhåller sig till varandra så att de två närliggande aktiviteterna kan dra nytta av varandra för att maximera beslutsfattarnas kunskap om omvärlden.
Ett ledningssystem – eller del i ett annat?
Vad är ett ledningssystem? Läser man på internet hittar man (fritt sammanfattat) att ett ledningssystem är
”… ett system för att fastställa principer för ledning av verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamheten genom att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra.”
Ett systematiskt omvärldsarbete är då ett ledningssystem på samma sätt som kvalitetsarbete systematiseras i ett kvalitetsledningssystem eller miljöarbete i miljöledningssystem.
Ledningssystemet för omvärldsarbete syftar till att kontrollera och utvärdera händelser och trender i omvärlden, samt att planera, leda, kontrollera och följa upp åtgärder som vidtas för att anpassa verksamheten till omvärlden.
Från 2016 finns också krav på omvärldsbevakning som en del i ISO-standarderna för att bli kvalitets- och miljöcertifierad. Då ska arbetet med externa faktorer vävas ihop med kvalitets- och/eller miljöarbetet.
Slutligen
Arbetar er organisation samordnat med omvärldsbevakning och omvärldsanalys mot ett gemensamt mål och enligt en given process? Bra, då kan ni säga att ni har ett systematiskt omvärldsarbete.
Har ni inte ett systematiskt omvärldsarbete idag men vill ta några steg åt det hållet? Då föreslår jag att du börjar här
