Hur håller er ledningsgrupp koll på omvärlden? Troligen har de ett brett nätverk av kontakter och tycker att de får bra information den vägen. Säkerligen läser de ett antal tidningar och nyhetsbrev. Allt detta är bra kanaler men det gör också att omvärldsbevakningen blir individuell och individberoende.
Det finns en stark poäng med att också ha en gemensam och systematisk omvärldsbevakning där hela ledningsgruppen tar del av samma information. Denna information ska vara baserad på ämnesområden som är mest viktigast för er organisation och ledningsgruppens arbete. Ett populärt format för en sådan gemensam bevakning är att skapa ett skräddarsytt nyhetsbrev. Nyhetsbrevet samlar länkar till nyheter och dokument som publicerats på nätet och är viktiga för er ledningsgrupp att känna till. Ett sådant nyhetsbrev är ihopsatt specifikt för er ledningsgrupp utifrån den bransch och det sammanhang som ni verkar inom.
Varför nyhetsbrev?
Det finns naturligtvis andra format att jobba med, men ett nyhetsbrev i mailkorgen verkar generellt vara det mest uppskattade. En anledning är att alla har en rutin att använda e-posten och därmed minimeras risken att mottagarna missar informationen. Det är också lätt att gå tillbaka till äldre nyhetsbrev vid behov genom att söka i den egna inkorgen.
Redaktionellt eller automatiskt?
Omvärldsbevakning i form av nyhetsbrev kan byggas upp på två sätt. Båda förutsätter att ni använder något av de bevakningsverktyg som finns på marknaden. Det går förstås att skapa nyhetsbrev utan verktyg genom att googla, klippa och klistra, men det kostar mer i egen tid än det sparar.
Det första sättet är att låta omvärldsbevakningstjänsten välja de nyheter som ska med i brevet. Hela produktionen av nyhetsbrevet kan då automatiseras. Detta sätt blir allt mer relevant i takt med att verktygen blir allt smartare genom AI/textanalys.
Det andra sättet är att låta bevakningstjänsten föreslå en lista med intressanta nyheter och att en redaktör sedan värderar och väljer ut de mest relevanta nyheterna. Det första kräver mindre insats och det andra ger högre relevans. Större organisationer som har möjlighet bör satsa på en redaktör. Normalt ska det inte behövas mer än ca 30 minuter för redaktören att titta igenom de nyheter som bevakningstjänsten föreslår och välja vilka som ska med i nyhetsbrevet.
Ett bra alternativ till att ha en redaktör är att ha flera bevakare som bevakar olika sakområden. Det ger möjlighet till en djupare sakkunskap och därmed bättre urval. Dock är det viktigt att bevakarna då har det ”helikopterperspektiv” som krävs för att välja ut information på den nivå som är relevant för ledningen.
Vad är ett bra format?
En viktig målbild för ett nyhetsbrev är att öka relevansen och minska informationsöverflödet för mottagarna. Nyhetsbrevet får inte bli ytterligare en pålaga i mailkorgen som ökar informationsöverflödet för läsarna utan ska ersätta ett antal andra nyhetsbrev och/eller tid som mottagaren själv lägger på att leta information på olika webbplatser och liknande.
En bra princip är att välja ut 5-7 nyheter som är riktigt relevanta. Finns det mer relevant information och fördjupningar kan detta länkas i slutet av brevet för den som vill och har tid.
Det allra enklaste formatet består i en lista med nyhetsrubriker som är klickbara och leder till originalkällan på nätet. Denna modell är i praktiken oftast tillräcklig. För den som arbetar med en redaktör och vill göra brevet ännu mer relevant kan antingen komplettera varje nyhetsrubrik med en kommentar eller skriva en executive summary överst i brevet. Båda dessa syftar till att förklara nyheternas innebörd och motivera varför de är intressanta att läsa. För den som då har kort om tid räcker det med att läsa dessa korta analystexter i mailet.
När och hur ofta skicka ut?
Den första frågan är om nyhetsbrevet ska gå ut dagligen eller veckovis. Generellt är dagligen bra om nyhetsbrevet skapas automatiskt medan veckovis är bättre om det är en redaktör som gör urvalet. Det är ofta helt enkelt inte realistiskt för redaktören att lägga tid på ett dagligt utskick. Mer sällan, t.ex. månadsvis, kan vara en bra periodicitet för lite mer arbetade sammanställningar och analyser.
Erfarenheter säger att det generellt är bättre att skicka ut nyhetsbrev i början av veckan. Måndag till onsdag är vi mest mottagliga för ny information vilket syns tydligt i lässtatistiken. Bra tider på dagen är tidigt på morgonen samt runt lunch. Ett brev som skickas på eftermiddagen försvinner lätt i inkorgen. Stalltipset är därmed att skicka ut nyhetsbrevet tisdagar 07.00. Det ger tid att förbereda utskickat på måndagen och fångar upp läsarna redan på väg in till jobbet på tisdagen.
Vad är ett bra innehåll?
Vilka ämnen som är intressanta att bevaka beror helt på er verksamhet och de strategiska frågor som ni står inför. Några områden som ofta återkommer är bevakning av konkurrenter, stora kunder, köpsignaler och upphandlingar, regleringsfrågor, produkt- och teknikutveckling i branschen samt forskningsresultat som påverkar branschen. En bra metod är att läsa igenom senaste strategidokument och se vilka områden som bedöms som viktiga där.
Hur kan nyhetsbreven användas?
Förutom att locka till daglig eller veckovis läsning i mailkorgen kan nyhetsbreven användas på fler sätt för att öka den gemensamma förståelsen för omvärlden. Ett enkelt sätt är att avsätta 15-30 min på ledningsmöten och öppna för en kort diskussion baserat på senaste nyhetsbrev. Det blir också en påminnelse om att läsa breven och komma väl förberedd till mötet. Ett annat bra sätt är att gå tillbaka till senaste tidens utskickade nyhetsbrev och göra en kort summering inför budgetmöten, strategimöten, kick-off och liknande. Det ger möjlighet att ta ett steg tillbaka och se de större trenderna i omvärlden.
Avslutningsvis
Nyhetsbrev är lätta att komma igång med och skapar ett bra driv i ert omvärldsarbete. Det finns förstås mycket mer ambitiösa metoder för er som kan avsätta ordentligt med tid, men det finns inget som är enklare än ett återkommande nyhetsbrev med utvalda nyheter från omvärlden.
