Semestertiderna har börjat nå sitt slut och för många verksamheter stundar höstens budgetprocess inför 2019. Hur budgeten utformas kommer på ett handfast vis att styra vilken verksamhet som kommer att bedrivas under kommande året; vilka projekt som får finansiering, vilka kompetenser som kommer att rekryteras osv.
Handen på hjärtat, hur framsynt är budgetprocessen i er organisation? Vad använder ni för beslutsunderlag? Hur är balansen mellan det interna perspektivet (skruva lite på det ni redan gör) och det externa perspektivet (vad händer i omvärlden och hur kan ni utvecklas med den). Vi som jobbar dagligen med omvärldsbevakning vill passa på att slå ett slag för att omvärldsbevakning ska vara en naturlig del av budgetprocessen. Varför omvärldsbevaka i budgetprocessen?
Omvärldsbevakning och omvärldsanalys handlar om att vara medveten om och ha en förberedelse för förändringar och händelser utanför den egna organisationen. När budgeten sätts är det viktigt att ha en sådan förståelse för dessa förändringar, särskild de som har påverkan på det kommande budgetåret. En av de tydligaste trenderna idag är digitaliseringen som ställer nya krav på stort sett alla verksamheter. Vidare påverkas alla verksamheter av ändrade standarder och ändrad lagstiftning. Rent praktiskt skulle förändringar i omvärlden exempelvis kunna påverka:
Vilka projekt som behöver finansieras Vilka kompetenser som behöver stärkas Vilket förändringsarbete som ska planeras Vilka nya direktiv, lagar och förordningar som verksamheten måste anpassas till
Vad ska man bevaka?
Vilka ämnen är intressanta att bevaka just i budgetsammanhang? Budgeten är ju relativt kortsiktig och sträcker sig oftast bara kommande kalenderår. Det innebär att de frågor och ämnen som bevakas och analyseras ska ha påverkan på den korta tidshorisonten. Frågor med lång tidshorisont hör hemma i strategiarbetet istället.
En utmaning vid val av ämnen är att många ”hypade” områden som det skrivs och pratas mycket om idag inte kommer att få någon praktisk tillämpning förrän om 5-10 år. Det gäller därför att hitta de områden som är tillräckligt mogna för att faktiskt påverka er verksamhet redan under nästa år.
Hur gör man när man omvärldsbevakar?
Grovt sett finns det två former av omvärldsbevakning. Den första består i mänskliga möten med människor utanför den egna organisationen. Här ingår att delta i nätverk, gå på konferenser, föra samtal med leverantörer, kunder, politiker, etc.
Den andra formen består i att följa vad som skrivs och sägs i olika former av media. Huvudfokus ligger här på digitala media. Det första skälet till det är den digitala arenan blir allt mer dominerande med allt från traditionella medier på nätet till bloggar, forum, podcasts och sociala medier. Det andra skälet är att digitala media kan bevakas på ett mycket mer effektivt sätt med hjälp av bevakningsverktyg. Digitala verktyg för omvärldsbevakning, som exempelvis vårt eget verktyg Nobicon Awareness, vaskar fram de nyheter och inlägg som är relevanta för dig att läsa. Nyheterna kan sedan spridas till dina medarbetare i form av nyhetsbrev.
Vems ansvar är omvärldsbevakningen?
En utmaning med omvärldsbevakning är att det sällan finns en utpekad person eller grupp som är ansvarig. Ibland finns en omvärldsanalytiker och/eller ett omvärldsnätverk som arbetar med de stora trenderna och frågorna i organisationen. De sitter oftast i en stabsfunktion nära ledningen. I sådant fall kan deras arbete vara en stor tillgång även i detta sammanhang. Kontakta dem och be att få en dragning.
I budgetprocessen ligger dock det största ansvaret på de linjechefer med budgetansvar som i slutänden utformar och ansvarar för att följa budgeten. Det är ni som i första hand vet vilka osäkerheter som finns, vilka områden inom er verksamhet som är utsatta för förändringstryck och var organisationen kan skapa fördelar genom att ligga i framkant. Det finns sällan något formellt krav eller någon formell process kring omvärldsbevakning i budgetarbetet och därför faller det på dig med budgetansvar att ta initiativ.
Det finns dock ofta stödfunktioner som kan hjälpa till med det praktiska runt omvärldsbevakningen. Ibland finns en intern biblioteksfunktion med kunskap om bevakningsverktyg, digitala källor, etc. Om inte det finns så arbetar ofta kommunikationsavdelningen med någon form av mediebevakning. Sedan finns det Tjänsteleverantörer inom omvärldsbevakning.
Avslutningsvis
Kom ihåg att även omvärldsbevakning behöver budgeteras! Om ni vill ha en ännu mer framåtlutad och utåtriktad budgetprocess nästa år behövs det avsättas resurser för omvärldsbevakning. Det kan vara egen tid, hjälp från stabsfunktioner, deltagaravgifter till konferenser och abonnemangskostnader för bevakningsverktyg. Ta höjd för det redan i årets budget.
